Werken met vrijwilligers

Dit artikel gaat over het werken met vrijwilligers en wat dit betekent voor onder andere de verloning en het uitbetalen van vrijwilligers. In de cultuursector komt dit veel voor. Dat heeft te maken met het feit dat budgetten vaak wat laag zijn waardoor je niet de mogelijkheid hebt om (volledig) betaalde krachten in te zetten. Daarnaast is de cultuursector de perfecte plek om met vrijwilligers te werken omdat er vaak een sociaal aspect verbonden is aan het initiatief of project.

Wat maakt dat je een vrijwilliger bent?

Niet iedereen die gratis werk verricht is een vrijwilliger, althans vanuit het oogpunt van de Belastingdienst. Er zijn enkele voorwaarden waar je aan dient te voldoen:

• De werkzaamheden die je verricht doe je voor een organisatie die geen vennootschapsbelasting betaalt. Het kan ook om een sportvereniging of sportstichting of een ANBI-instelling gaan.
• Je bent niet in dienst bij deze organisatie.
• Het werk dat je doet is niet jouw eigenlijke beroep.
• Je krijgt hooguit een vrijwilligersvergoeding. Deze is in principe zo laag dat het niet in verhouding staat tot de omvang en de tijd die het werk kost.

De hoogte van de vrijwilligersvergoeding

Je mag een vrijwilliger een kleine vergoeding geven voor de kosten die hij of zij maakt of voor de inzet van die persoon. Daaraan zijn een aantal voorwaarden verbonden. Wat hieronder beschreven staat is de regelgeving zoals die in 2019 geldt en die je terug kunt vinden op de website van de Belastingdienst. Houd dit in de gaten want het kan aangepast worden in de toekomst.

Vrijwilligers van 22 jaar en ouder

Er is afgesproken dat het om een vergoeding voor de inzet per uur gaat en die vergoeding is maximaal € 5,-. Daarbij is een maximum van € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar. Het maximum geldt voor alle werkzaamheden die verricht worden, niet slechts bij één project of opdrachtgever.

Vrijwilligers onder de 22 jaar oud

Er is afgesproken dat het om een vergoeding voor de inzet per uur gaat en die vergoeding is maximaal € 2,75 Daarbij is een maximum van € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar. Het maximum geldt voor alle werkzaamheden die verricht worden, niet slechts bij één project of opdrachtgever.

Geen vergoeding per uur (alle leeftijden)

Stel dat je geen vergoeding per uur krijgt maar een vast afgesproken bedrag. Dan kan dat, maar ook daar is een maximum aan gebonden van (het totaal van alle opdrachten) € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar.

Wordt de vrijwilligersvergoeding belast?

Als het alleen om bovenstaande vrijwilligersvergoedingen gaat dan is dat onbelast. Het kan zijn dat je als vrijwilliger meer ontvangt dan de eerder genoemde vergoedingen Dan zijn deze wel belast voor de loon- en inkomstenbelasting. Het bedrijf of de instelling waar je de werkzaamheden voor verricht zal dan loonbelasting inhouden op de vergoeding. De vrijwilliger geeft dit op in de aangifte inkomstenbelasting. Als je voor meerdere organisaties dan geldt het opnemen in de aangifte inkomstenbelasting ook als het totaal van alle vergoedingen over het maximum heen gaat.

Onkostenvergoeding

Los van de vergoeding voor de inzet van een vrijwilliger kan het ook zijn dat hij of zij onkosten maakt. De vergoeding die daar tegenover staat is niet belast. Het kan bijvoorbeeld gaan om voorgeschoten kosten voor kantoorartikelen of productiematerialen. Daarnaast kan er een (kostendekkende) reiskostenvergoeding worden gegeven. Voor de auto is dat de gemiddelde kilometerprijs waarvoor de vrijwilliger kan rijden. Dat kan dus iets afwijken van de € 0,19 cent per kilometer die geldt voor werknemers die in loondienst zijn. Je kunt voor de vergoeding van de kosten gebruik maken van een declaratieformulier.

De administratie

Wanneer er sprake is van een financiering van jouw project of initiatief dan is het gebruikelijk dat je daarbij een administratie voert. Als je met vrijwilligers werkt dan neem je de vrijwilligersovereenkomsten daarin op en hetzelfde geldt voor ingediende declaratieformulieren.

Vrijwilligersovereenkomst

In de vrijwilligersovereenkomst bespreek je de afspraken die samenhangen met het werk dat de vrijwilliger gaat doen en de organisatie waarvoor hij of zijn dit gaat doen. Het is belangrijk dat deze overeenkomst wordt ondertekend voor de werkzaamheden starten. Daarbij geeft de vrijwilliger altijd een kopie van zijn of haar ID-bewijs af. We hebben een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst voor je op deze website gezet. Die kan je gebruiken en aanpassen naar jouw eigen wensen. Verzekering In Arnhem is iedere vrijwilliger verzekerd voor schade en ongevallen tijdens de werkzaamheden als vrijwilliger. Daarvoor hoe je niets te doen, behalve het melden in geval van schade. Alles over deze regelgeving vind je op de website van de gemeente Arnhem.

Meer informatie

Mocht je op de hoogte willen blijven van de juiste vrijwilligersvergoedingen en andere informatie rondom het werken met vrijwilligers, dan raden we je aan om de website van de Belastingdienst in de gaten te houden.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.