Privacybeleid

Stichting Cultuur Academy ondersteunt cultuurprofessionals in de regio Arnhem en Nijmegen met fondsen, workshops, trainingen en programma’s. Voor onze dienstverlening verwerken wij jouw persoonsgegevens.

Stichting Cultuur Academy verwerkt jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens conform dit beleid. Hieronder leggen we uit hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en opslaan.

Onze gegevens:

Stichting Cultuur Academy
Van Oldenbarneveldtstraat 94-15, 6827 AN Arnhem
KvK-nummer: 76507734
E-mail: info@cultuuracademy.nl
Telefoon: 06 11404842

In ons cookiebeleid lees je welke cookies wij plaatsen en hoe je je voorkeuren kunt wijzigen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Stichting Cultuur Academy verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Persoonsgegevens zijn gegevens op basis waarvan jouw identiteit kan worden vastgesteld. Hierbij kun je denken aan jouw naam, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer of overige gegevens die wij nodig hebben om onze diensten aan jou te kunnen verlenen. Afhankelijk van de aard van jouw aanvraag, inschrijving of deelname kunnen wij ook andere persoonsgegevens dan contactgegevens verwerken. Het verwerken van jouw persoonsgegevens houdt in dat jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld worden verzameld, opgeslagen, gebruikt, doorgegeven of verwijderd.

Stichting Cultuur Academy verwerkt in beginsel alleen de persoonsgegevens die jij zelf aan ons hebt gegeven. Daarnaast kan het zijn dat wij jouw persoonsgegevens uit andere bronnen hebben verkregen, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel of openbare websites. Neem je deel aan een training die in opdracht van een organisatie of werkgever wordt gegeven (een in-company training), dan ontvangen wij jouw gegevens van die organisatie. Werft de organisatie zelf de deelnemers, dan verwerken wij alleen de gegevens van de organisatie en de contactpersoon.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij van jou (kunnen) verwerken:

• Naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• IP-adres;
• Internetbrowser en apparaattype;
• Handtekening;
• Bankrekeningnummer en overige betaalgegevens;
• Gegevens over de organisatie waarvoor je werkt en jouw functie of rol;
• Gegevens die je aanlevert bij een fondsaanvraag of bij deelname aan een selectieprocedure, zoals jouw cv, portfolio, motivatie, project- of begrotingsgegevens;
• Gegevens over de beoordeling van jouw aanvraag of sollicitatie en over de correspondentie daarover;
• Gegevens over jouw deelname, zoals inschrijvingen, aanwezigheid en het saldo van jouw strippenkaart;
• Gegevens van jouw account, zoals jouw gebruikersnaam, e-mailadres, een versleutelde versie van jouw wachtwoord en gegevens over jouw inlogmomenten;
• Gegevens die je bij inschrijving op onze nieuwsbrief aan ons verstrekt, waaronder jouw antwoorden op de vragen over jouw achtergrond en de fase van jouw loopbaan;
• Informatie uit cookies en soortgelijke technieken, zoals gegevens over jouw activiteiten op onze website; en
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en/of telefonisch.

Wij vragen hierbij je om in jouw aanvraag, cv, portfolio of motivatie geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen, zoals gegevens over jouw gezondheid, religie of afkomst, tenzij dat voor de beoordeling noodzakelijk is en wij daar uitdrukkelijk om vragen.

Voor welk doel verwerken we jouw gegevens?

Stichting Cultuur Academy heeft jouw persoonsgegevens nodig om onze fondsen, workshops, trainingen en programma’s goed te kunnen uitvoeren. Wij verwerken jouw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. In sommige gevallen kan Stichting Cultuur Academy jouw persoonsgegevens ook verwerken wanneer je geen toestemming hebt gegeven, maar wanneer er wel een gerechtvaardigd belang of een wettelijke plicht is voor de verwerking. In dat geval zullen wij er wel voor zorgen dat er geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op jouw recht op privacy.

Stichting Cultuur Academy verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het in behandeling nemen en beoordelen van jouw fondsaanvraag, ook door onze externe adviseurs;
• het informeren over de uitkomst van jouw aanvraag en het corresponderen daarover;
• het uitbetalen van een toegekende bijdrage of lening en het verwerken van jouw bankgegevens daarvoor;
• het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met jou, waaronder de leningsovereenkomst en de beoordeling of aan de inspanningsverplichting is voldaan en de lening wordt omgezet in een schenking;
• het verantwoorden van de besteding van de fondsmiddelen aan onze subsidieverstrekker(s), de Gemeente Nijmegen en/of de Gemeente Arnhem;
• het verwerken van jouw inschrijving voor een workshop, training, programma of de maandagclub, inclusief jouw strippenkaart;
• het beoordelen van jouw aanmelding in een selectieprocedure voor een van onze programma’s, ook door onze externe adviseurs;
• de afhandeling van jouw betaling en het versturen van facturen;
• het aanmaken en beheren van jouw account en het beschikbaar stellen van jouw persoonlijke dashboard;
• het beveiligen van jouw account en het voorkomen van misbruik, bijvoorbeeld door verdachte inlogpogingen te herkennen;
• het organiseren en uitvoeren van bijeenkomsten, waaronder het onderling contact tussen deelnemers (alleen met jouw toestemming);
• reageren op vragen of verzoeken die je indient;
• informeren over wijzigingen van onze diensten en werkwijzen;
• het verzenden van onze nieuwsbrief (alleen met toestemming) en het afstemmen van de versie van de nieuwsbrief op jouw profiel; en/of
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze administratie- en bewaarplicht.

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen voor jou hebben of jou in aanmerkelijke mate treffen. Aanvragen en aanmeldingen worden altijd door mensen beoordeeld. De indeling van nieuwsbriefabonnees in categorieën gebruiken wij uitsluitend om je een relevantere nieuwsbrief te sturen.

Op basis van welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

Voor het verwerken van persoonsgegevens hebben wij een grondslag nodig. Wij verwerken jouw persoonsgegevens altijd op basis van een van de volgende grondslagen:

• Jouw toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, cookies op onze website, voor deelname aan een WhatsApp-groep of voor het delen van jouw e-mailadres met andere deelnemers;
• De uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Stichting Cultuur Academy, of handelingen die daaraan voorafgaan, zoals de behandeling van jouw aanvraag of inschrijving;
• Een gerechtvaardigd belang, zoals het goed kunnen organiseren van onze activiteiten, het verantwoorden van de besteding van onze middelen en de beveiliging van onze systemen; of
• Een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht.

Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij?

Stichting Cultuur Academy neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Wij bewaren jouw gegevens in één beveiligd CRM-systeem, waarin de toegang is beperkt tot medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Daarnaast werken we met Google Drive om portfolio’s en andere documenten die samenhangen met de (fonds)aanvraag te laten beoordelen door één of meer medewerkers of externe adviseurs. Met de leveranciers van de systemen die wij gebruiken sluiten wij verwerkersovereenkomsten, zodat jouw gegevens ook daar goed beschermd zijn.

Wanneer worden jouw persoonsgegevens met derden gedeeld?

Stichting Cultuur Academy deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk of door een rechterlijke uitspraak verplicht zijn. Dit gebeurt nooit voor commerciële doeleinden, tenzij je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Jouw persoonsgegevens kunnen in de volgende gevallen worden gedeeld:

• met de externe adviseurs die jouw fondsaanvraag beoordelen of de selectie voor een van onze programma’s uitvoeren. Zij ontvangen alleen de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn en hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
• met de Gemeente Nijmegen en/of de Gemeente Arnhem, als dat nodig is voor de verantwoording van de subsidie waaruit onze fondsen worden gefinancierd. Wij delen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk voor dit doel;
• met de partijen die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering, zoals de leverancier van ons CRM-systeem, onze betaaldienstverlener en onze boekhouder of accountant;
• met andere deelnemers aan een workshop, training of programma, bijvoorbeeld doordat je wordt toegevoegd aan een WhatsAppgroep of doordat jouw e-mailadres wordt gedeeld. Dit doen wij uitsluitend met jouw toestemming; en
• met gerechtelijke instanties of overheidsinstanties, wanneer wij daartoe verplicht zijn.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Stichting Cultuur Academy bewaart jouw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Sommige gegevens moeten wij voor een specifieke termijn bewaren en daarbij houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

• administratieve en financiële gegevens, waaronder facturen en betaalgegevens, bewaren wij zeven (7) jaar op grond van de fiscale bewaarplicht;
• gegevens over een toegekende fondsaanvraag, bijdrage of lening bewaren wij tot zeven (7) jaar na afronding van het project, de terugbetaling of de omzetting in een schenking, en daarna zoveel langer als wij nodig hebben voor de verantwoording aan onze subsidieverstrekker;
• gegevens uit een afgewezen fondsaanvraag of een niet-geselecteerde aanmelding bewaren wij tot twee (2) jaar na het besluit, tenzij er een ander doel of wettelijke grondslag bestaat om deze langer te bewaren;
• gegevens over jouw deelname aan een workshop, training of programma bewaren wij tot twee (2) jaar na afloop;
• jouw gegevens als abonnee van onze nieuwsbrief bewaren wij totdat je je uitschrijft.

Wat zijn jouw rechten?

Je kunt een verzoek indienen, als je jouw persoonsgegevens waarover Stichting Cultuur Academy beschikt, wilt:

• (doen) inzien;
• (doen) wijzigen, bijvoorbeeld om onjuistheden te corrigeren;
• (doen) aanvullen;
• (doen) verwijderen; of
• (doen) overdragen.

Daarnaast heb je het recht om de gegevensverwerking te beperken of om er bezwaar tegen te maken. Ook kun je jouw toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens op elk moment intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen. Je kunt je op ieder moment afmelden voor onze nieuwsbrief via de afmeldlink onderaan de e-mail.

Voor de hiervoor genoemde verzoeken kun je contact met ons opnemen via info@cultuuracademy.nl. Wij zullen in ieder geval binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek reageren.

Heb je een klacht?

Je kunt contact met ons opnemen via info@cultuuracademy.nl voor:

• een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van jouw persoonsgegevens;
• het intrekken van jouw toestemming;
• het maken van bezwaar tegen de verwerking; en
• overige vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je kunt binnen vier (4) weken een reactie van ons verwachten. Stichting Cultuur Academy wil je er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Wijzigingen van dit beleid

De regelgeving op het gebied van het privacy- en gegevensbeschermingsrecht is nog steeds in verandering. Dit privacybeleid wordt zo actueel mogelijk gehouden en kan daarom worden gewijzigd. Wanneer deze wijzigingen voor jou relevant zijn, laten we dit aan jou weten. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Deze versie van het privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 24 september 2026.