Verantwoording: voortgang, bereik en impact
Geld ontvangen is pas het begin – met een sterke verantwoording laat je zien wat je echt hebt waargemaakt.
Het geld is binnen – of dat nu via subsidie, crowdfunding of sponsoring is – en je kunt eindelijk aan de slag met je project. Misschien denk je dat het belangrijkste deel van de financiering daarmee achter de rug is, na het schrijven van je plan en het overtuigen van financiers. Maar vergeet de verantwoording niet! Hierin laat je zien hoe je project zich in de praktijk heeft ontwikkeld ten opzichte van het oorspronkelijke idee. Hét om aan te tonen wat je hebt bereikt: in cijfers én in impact.
Het hoe en waarom van verantwoorden
De partijen die jou financierden, hebben dat gedaan op basis van jouw ingediende plan, inclusief begroting en doelstellingen. In je verantwoording leg je uit hoe het project daadwerkelijk is verlopen en waar eventuele afwijkingen zaten. Je vergelijkt de werkelijke resultaten met je oorspronkelijke projectplan en begroting. Heb je het verwachte aantal bezoekers bereikt? Zijn de kosten en inkomsten in lijn met wat je eerder had begroot? Zijn alle geplande onderdelen van het programma uitgevoerd?
Verantwoorden gaat dus verder dan alleen financiële cijfers. Je toont ook aan welke maatschappelijke of artistieke impact je hebt gerealiseerd - bijvoorbeeld hoe jouw project heeft bijgedragen aan culturele ontwikkeling in de stad of regio.
Onderdelen van een verantwoording
Een verantwoording sluit meestal aan bij de structuur van je oorspronkelijke aanvraag. Gebruik die aanvraag als basis, en reflecteer per onderdeel. De meeste fondsen vragen standaard om de volgende onderdelen:
- Financiële realisatie: een overzicht waarin je de begrote kosten en inkomsten naast de werkelijke cijfers zet.
- Activiteitenplan: een beschrijving van wat je hebt uitgevoerd, inclusief aantal activiteiten, bezoekersaantallen en het verloop van de planning.
- Impactmeting: een kwalitatieve reflectie op wat je hebt bereikt. Denk aan reacties van publiek, samenwerkingen, talentontwikkeling of zichtbaarheid in de stad/regio. Zijn de beoogde successen behaald en hoe toon je dat aan. (zie artikel impact meten?
Jaarrekening en jaarverslag
Voer je je project uit vanuit een stichting? Dan ben je wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarrekening en een jaarverslag op te stellen. Deze documenten vormen samen de jaarlijkse verantwoording van je organisatie als geheel.
Jaarrekening
Hierin geef je een overzicht van het financiële verloop van het afgelopen kalenderjaar. Je toont hoeveel geld er is binnengekomen uit verschillende bronnen en hoe dit is uitgegeven. De jaarrekening is een concrete uitwerking van je financiële administratie en wordt vaak opgesteld samen met een boekhouder of accountant.
Jaarverslag
In het jaarverslag geef je een inhoudelijke terugblik op de activiteiten van je stichting. Je beschrijft welke doelen je had en hoe je die hebt gerealiseerd. Denk aan publieksbereik, samenwerkingen, educatie of inclusiviteit.
Beide documenten zijn openbaar en worden doorgaans goedgekeurd door het bestuur of de raad van toezicht van je stichting. Subsidieverstrekkers vragen deze documenten vaak op bij het beoordelen van een aanvraag, omdat ze inzicht geven in hoe verantwoord jouw organisatie met middelen omgaat.
💡 Tip: Meer over het belang van goed bestuur vind je in de Governance Code Cultuur van Cultuur+Ondernemen.
Waarom een goede verantwoording belangrijk is
Een goede verantwoording laat zien dat je als maker of organisatie betrouwbaar, professioneel en transparant werkt. Het draagt bij aan het vertrouwen van fondsen en overheden in jouw organisatie. Dat vergroot de kans op toekomstige financiering. Wees daarom eerlijk en transparant in je verantwoording, ook als er tegenslag was.
Bovendien maak je ermee inzichtelijk wat je met je project hebt geleerd of bereikt. Dat helpt je ook zelf om terug te kijken op het proces: wat werkte goed, wat had beter gekund, en hoe neem je die inzichten mee naar een volgend project? Zo wordt verantwoorden niet alleen een verplichting, maar ook een waardevol moment van reflectie en groei.
💡 Tip: Check goed of je bij je verantwoording een accountantsverklaring moet meesturen – bij sommige fondsen is dit verplicht als je boven een bepaald bedrag uitkomt. Neem de kosten voor deze accountantsverklaring ook op in je begroting!