Begroting - Kostenraming
Van plannen naar prijzen - met een heldere kostenraming en een sterke begroting breng je je project tot leven.
Je hebt je concept uitgewerkt en een plan opgesteld, waarin je belangrijke keuzes hebt gemaakt – zoals de locatie van je project en wie eraan meewerken. Nu is het tijd voor de volgende stap: inzicht krijgen in de kosten. Door je plannen concreet te vertalen naar cijfers, maak je een realistische kostenraming. Op basis daarvan stel je een duidelijke en betrouwbare begroting op, die laat zien wat je nodig hebt om je project uit te voeren.
Een begroting: het vertalen van je plan in cijfers
In je plan heb je keuzes gemaakt over bijvoorbeeld het aantal medewerkers, locaties en evenementen. Nu koppel je daar cijfers aan en maak je een inschatting van de kosten. In de begroting komen alle kosten die je denkt te gaan maken terug. Als het om een wat groter initiatief of project gaat kan je verschillende kopjes gebruiken zodat de begroting overzichtelijk blijft. Werk met categorieën zoals productie, programma, personeel en communicatie.
Er zijn verschillende manieren om een begroting te maken, maar de meeste mensen gebruiken Excel. Daarmee zet je alle posten overzichtelijk in een tabel, met automatische berekeningen van de totaalbedragen per onderdeel én voor het hele project. Bekijk hieronder de voorbeeldbegrotingen als handig startpunt.
Voorbeelden van begrotingen
Tips voor het opstellen van je begroting
- Begroot realistisch: Vraag offertes op als je twijfelt over bedragen en houd rekening met Fair Pay bij personeelskosten. Begroot liever iets te ruim dan te krap – naar beneden bijstellen kan altijd, andersom is lastiger.
- Zorg voor helderheid: Licht posten toe waarvan je verwacht dat ze vragen kunnen oproepen. Een duidelijke begroting voorkomt onnodige verwarring bij beoordelaars of samenwerkingspartners.
- Wees precies met je opzet: Controleer of je BTW-plichtig bent en of je je begroting met of zonder BTW moet opstellen. Sla daarnaast verschillende versies van je begroting apart op – dat houdt het overzichtelijk en voorkomt fouten.
Onderdelen van een begroting
Welke onderdelen je opneemt in je begroting hangt af van je project. Subsidieverstrekkers vragen vaak om een toelichting per post, zodat duidelijk is hoe je tot bepaalde bedragen bent gekomen. Voeg die toelichting dus altijd toe – het vergroot de transparantie en versterkt je aanvraag.
Veel voorkomende posten zijn:
- Personeel/honoraria
- Programmakosten
- Communicatie & marketing
- Materialen/benodigdheden
- Huur van kantoor, studio of locatie
- Reiskosten
- Abonnementen
- Verzekeringen
- Vergunningen
- Onvoorzien
💡 Tip: Noteer álle kosten – ook als ze gesponsord zijn of ‘in natura’. Met in 'natura' worden bijdragen in de vorm van goederen of diensten in plaats van geld bedoeld, zoals gratis locatiegebruik of technische ondersteuning. Zo krijg je een volledig en realistisch beeld van de totale kosten.
Soorten begrotingen
In elke fase van je project speelt de begroting een rol. Je begint met een inschatting van de kosten: je eerste begroting. Daarmee ga je op zoek naar financiers. Zodra je weet hoeveel geld je hebt opgehaald, stel je een werkbegroting op – de versie waarmee je daadwerkelijk aan de slag gaat.
Na afloop van je project maak je een afrekening: het overzicht van wat het écht heeft gekost. Die heb je nodig voor de verantwoording. Organiseer je vaker projecten of werk je langer aan een initiatief? Dan ga je waarschijnlijk ook werken met een meerjarenbegroting.
Financiële administratie
Houd tijdens het hele project je administratie goed en overzichtelijk bij. Verzamel en bewaar alle offertes, facturen, contracten en afspraken op één plek. Dit voorkomt gedoe achteraf en helpt je om snel begrotingen aan te passen, kosten te verantwoorden of informatie terug te vinden – bijvoorbeeld bij het aanvragen van subsidie of het maken van een eindrapport. Een goede administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je grip op je project.
